Uso e abuso delle mail nella comunicazione aziendale

SIGNIFICATO E FINALITA'

Attualmente l'Email ha sostituito quasi interamente le comunicazioni cartacee, e altri metodi di comunicazione come il fax, la lettera, la raccomandata. In ambito lavorativo è uno strumento indispensabile, e se usata in modo professionale può fornire all'azienda un importante vantaggio competitivo. Come strumento di comunicazione tuttavia presenta alcuni limiti e "trappole" in cui è facile incorrere inavvertitamente. Così come alto è il rischio di usare troppo questo strumento a discapito dell'uso di canali comunicativi molto più efficienti. Oggi, infatti, ciascun lavoratore è inondato da decine di email, di replay, di forward. Spesso la casella di posta elettronica aziendale è subissata da una valanga di messaggi inutili, dispendiosi in termini di tempo e di risorse. E il tempo in azienda, oggi sempre di più, è denaro. Spesso, infatti, sarebbe più utile, e veloce, parlare con il vicino di scrivania (o di ufficio) che non creare un messaggio di posta elettronica, spesso lungo ed incomprensibile. Il problema diventa ancora più grave quando la mail ha tanti, troppi, destinatari in copia, perdendo così ancora più tempo. E tanto lo si fa perdere. E' stato dimostrato da decine di ricerche svolte sull'argomento che, l'utilizzo improprio della posta elettronica con decine di destinatari per email su argomenti che spesso non li riguardano, è una delle principali cause di inefficienze e di perdita di tempo, nelle attività lavorative quotidiane all'interno delle aziende. E proprio per questo motivo che grandi e stimate aziende, tra le quali Ferrari, ha deciso di dare un taglio a tutto questo spam interno, dando un'indicazione semplice e chiara: "parlare di più e scrivere di meno". La pillola formativa proposta ha proprio l'obiettivo di infondere nei partecipanti tale consapevolezza, suggerendo una efficace "modus operandi" al fine di massimizzare la capacità comunicativa.
Il seminario è strutturato in modo da produrre risultati concreti e misurabili, aiutando i partecipanti a comprendere la rilevanza del proprio comunicare all'interno dell'azienda solo se supportato dall'utilizzo dei canali più adatti a veicolare il proprio messaggio. In particolare, con questo percorso formativo ci si prefigge di:

  • Imparare a scrivere correttamente una Email 
  • Rendere la propria comunicazione rapida ed efficace 
  • Usare al massimo tutti i canali comunicativi a disposizione al fine di migliorare le proprie performance
  • Sfruttare la posta elettronica come strumento per valorizzare l'immagine aziendale

 

DESTINATARI
Imprenditori, dirigenti, quadri e responsabili di funzioni aziendali. 

 

PROGRAMMA
Introduzione e identificazione delle problematiche: quali sono i vantaggi derivanti dall'utilizzo delle email? Quali le insidie più o meno evidenti?

Le 3 caratteristiche fondamentali da non dimenticare mai:

  1. Il messaggio deve essere conciso e corretto grammaticalmente
  2. Rispondere sempre e prevedere le domande
  3. Make it personal: customize

L'importanza di "To, Cc, Ccn e Bcc" e dell'Oggetto

  1. Usare il "Cc: " con moderazione: il destinatario è a conoscenza del perché sta ricevendo una copia della Email?
  2. "Replay to all: Are you sure?" Prima di rispondere a tutti i facenti parte della conversazione è consigliabile assicurarsi che sia strettamente necessario.
  3. Privacy: Non sempre tutti i destinatari vogliono rendere pubblica la propria mail.
  4. Oggetto significativo: piuttosto che scrivere un oggetto vago o poco chiaro, è preferibile essere più diretti e chiari possibile.
  5. Tutto è prioritario, niente è prioritario: indicare alta priorità quando è strettamente necessario.

Testo, contenuto, formattazione

  1. Non perdiamo il filo del discorso: è consigliabile citare i testi delle mail precedenti.
  2. Effetto chat: fare attenzione alle abbreviazioni e alle emoticons.
  3. Verbi attivi al posto di quelli passivi: la Email risulterà più personale, i verbi passivi risultano eccessivamente formali.
  4. Quando possibile, usare il genere neutro.
  5. Evitare l'effetto tesi: le Email nascono come strumento rapido e veloce per comunicare. E' preferibile quindi strutturarla in frasi corte, di 15-20 parole. Email troppo lunghe disincentivano l'attenzione del destinatario.
  6. Attenzione alla formattazione: sei sicuro che il destinatario visualizzi la mail come la visualizzi tu?

I limiti comunicativi delle mail e degli altri canali disponibili

E' stato veramente recepito dai dipendenti quanto un utilizzo non corretto delle mail possa essere dannoso? Quali potrebbero essere i canali più adatti a raggiungere lo scopo comunicativo che ci si prefigge?

  • Analisi transazionale del pensiero applicata alle e-mail
  • In che modo scrivere una e-mail in modo errato può essere in contrasto con la modalità in cui il cervello opera efficacemente
  • Che cos'è la "Narrow Band Communication" e in che modo potrebbe sostenere l'immagine manageriale e l'efficienza

E-mail e management:

  • I costi delle Email
  • Email e Time Management, efficienza e focus
  • Management e Email

 

DOCENZA: Phil Taylor

 

CALENDARIO DIDATTICO:

giovedì 06 giugno 2019 (orario: 9.00/13.00 - 14.00/17.30)

 

SEDE: Associazione Industriali Cremona, piazza Cadorna, 6 - Cremona

 

QUOTA DI ISCRIZIONE

€ 230 + IVA per partecipante per le aziende associate all'Associazione Industriali di Cremona

€ 290 + IVA per partecipante per le aziende non associate all'Associazione Industriali di Cremona

Data inizio: 06/06/2019
Data fine: 06/06/2019
Durata: 7,5 ore
Prezzo (IVA esclusa): 290 - Prezzo associati (IVA esclusa): 230
Luogo: Cremona